Plataforma empresarial todo-en-uno: ventanilla única, flujos de aprobación, archivo físico y digital, TRD, expedientes y reportes en tiempo real. Diseñado para Colombia.
Módulos integrados
Roles y permisos
Gestión de series AGN
Auditoría trazable
Cada módulo cubre un proceso crítico de la gestión documental empresarial
Recibe, radica y tramita solicitudes externas (PQRS, peticiones, quejas). Genera radicado automático, controla SLA y enlaza con flujos de aprobación.
Define plantillas multi-paso con roles, aprueba o rechaza desde la plataforma, recibe notificaciones y mantiene historial completo de decisiones.
Radica, versiona, relaciona y archiva documentos. Soporte de firmas electrónicas, OCR, seguimientos entre usuarios y exportación de constancias PDF.
Gestiona salas, estantes, cajas e inventarios. Registra préstamos y devoluciones de documentos físicos con trazabilidad completa.
Crea y administra la Tabla de Retención Documental y el Cuadro de Clasificación. Vincula series y subseries a documentos con vigencias automáticas.
Agrupa documentos en expedientes por proceso. Genera FUID para transferencias documentales entre archivo de gestión, central e histórico.
Dashboards de documentos por estado, dependencia y tipo. Exporta reportes a PDF. Monitorea SLA de ventanilla e indicadores de gestión.
Búsqueda avanzada por múltiples criterios. Log de auditoría completo: quién hizo qué, cuándo y sobre qué documento. Seguimiento de cada acción.
YANDEX fue construido desde cero para cumplir con la legislación archivística colombiana. No es una adaptación — es nativo para Colombia.
SLA automático
Control de tiempos por estado con semáforo de vencimiento
Radicados oficiales
Numeración automática con año, consecutivo y constancia PDF
Multi-dependencia
Estructura organizacional con procesos y subprocesos
OCR integrado
Extracción de texto de documentos escaneados para búsqueda
Del radicado inicial al cierre con trazabilidad completa
Paso 01
La solicitud llega por presencial, correo, web o WhatsApp. Se asigna radicado automático y queda registrada.
Paso 02
El recepcionista clasifica el documento (serie, tipo, prioridad) y lo reparte a la dependencia responsable.
Paso 03
Se inicia el workflow con los aprobadores definidos. Cada paso notifica automáticamente al responsable.
Paso 04
Se genera el radicado de salida, constancia PDF y se cierra el caso con trazabilidad total del proceso.
Cada usuario accede solo a lo que necesita. Los permisos se asignan por rol y por dependencia.
Administrador
Acceso total: usuarios, roles, configuración y auditoría
Gerente
Visibilidad global, aprobaciones estratégicas y reportes
Coordinador
Gestiona flujos de su dependencia y supervisa procesos
Aprobador
Revisa y firma documentos asignados en su paso de workflow
Revisor
Visto bueno, solicita correcciones y emite observaciones
Redactor
Elabora, radica y gestiona versiones de documentos
Recepcionista
Opera la ventanilla única: radica, clasifica y reparte
Archivista
Gestiona el archivo físico, préstamos y transferencias
Auditor
Solo lectura en logs de auditoría y reportes del sistema
Usuario
Consulta y radica sus propios documentos
Empresas colombianas que ya gestionan sus documentos con YANDEX
"Por fin un sistema que entiende la TRD y los expedientes como exige el AGN. La ventanilla única nos redujo los tiempos de respuesta PQRS a la mitad."
Patricia Sánchez
Jefe de Gestión Documental
Constructora Andina S.A.S
"Los flujos de aprobación de contratos son exactamente lo que necesitábamos. Ahora tenemos historial completo de quién aprobó cada cláusula y cuándo."
Rodrigo Castaño
Director Jurídico
Grupo Empresarial Cafetero
"El módulo de archivo físico con préstamos y transferencias documentales nos ayudó a pasar la auditoría del AGN sin problemas."
Claudia Bermúdez
Gerente Administrativa
Servicios Públicos Regionales
Todo lo que necesitas saber antes de empezar
Sí. El sistema fue diseñado específicamente para cumplir con la Ley 594/2000, los Acuerdos AGN 042/2002, 038/2002 y 006/2014. Incluye TRD, CCD, expedientes, FUID y ciclo vital del documento.
Sí. El módulo de Ventanilla Única maneja peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (Ley 1755/2015) con control de plazos de ley, SLA automático y notificaciones.
Defines plantillas de workflow con los pasos que necesites (elaborar, revisar, aprobar). Asignas roles o usuarios a cada paso. El sistema notifica automáticamente y registra cada decisión.
Sí. Tienes control total de salas, estantes, cajas e inventarios. Puedes registrar préstamos, devoluciones y transferencias documentales entre archivo de gestión, central e histórico con FUID.
No hay límite técnico. El sistema soporta organizaciones con múltiples dependencias, decenas de roles y miles de documentos. Crece con tu organización.
Sí. YANDEX incluye OCR integrado para documentos escaneados, búsqueda avanzada por múltiples criterios (fecha, dependencia, estado, radicado, tipo documental) y filtros combinados.
El sistema ya está configurado con usuarios, roles, dependencias y datos de demostración. Ingresa y explora todas las funcionalidades.